Tijdens het overleg over de verpleegkundige overdracht in de regio Zuidoost-Brabant is naar voren gekomen dat het niet duidelijk is welke manieren van uitwisselen in de regio plaatsvinden tussen de VVT-instellingen onderling, tussen de VVT-instellingen en de ziekenhuizen en met andere zorgaanbieders. Er worden verschillende applicaties gebruikt en verschillende overdrachten verstuurd. De zorgorganisaties hebben aan RZCC gevraagd om deze verschillende applicaties en overdrachten in kaart te brengen. Daartoe heeft het RZCC een inventarisatieformulier uitgezet in de regio om vervolgens individuele gesprekken te voeren met de instellingen.
Uit de analyse naar communicatiemiddelen en overdrachten die verband houden met de VVT-instellingen in Zuidoost-Brabant komt naar voren dat de overdrachten vaak (nog) niet gestandaardiseerd worden uitgewisseld en dat de communicatiemiddelen voornamelijk bestaan uit de fax, veilige mail, gewone mail, post of op papier met de cliënt mee. Daarbij worden de overdrachten vanuit het ziekenhuis en de huisarts veelal via Zorgmail ontvangen, maar wisselen de VVT-instellingen onderling (bijna) niet via Zorgmail informatie uit. Deze uitwisseling verloopt meestal via de gewone mail of de post. Ook gebruiken de VVT-instellingen de veilige mailoplossingen niet wanneer overdrachten verzonden worden naar de ziekenhuizen. De overdrachten van VVT naar ziekenhuis verlopen het meest uiteenlopend; fax, post, gewone mail, op papier, bellen en een enkele keer Zorgmail.
Hieruit blijkt dat alle instellingen de mogelijkheid hebben om middels veilige mail uit te wisselen, maar hier nog niet optimaal gebruik van maken. Dit kan als oorzaak hebben dat het werkproces van de zorgaanbieder hier niet op ingericht is. Andere oplossingen zoals verwijsapplicaties, PGO of uitwisselingsplatformen worden ook nog niet door de hele regio gebruikt. De cliënt centraal stellen in het uitwisselingsproces in de regio kan bijdragen aan het gestandaardiseerd en veilig uitwisselen tussen VVT’s onderling, het ziekenhuis en de huisarts.
Om de gegevensoverdracht met betrekking tot de VVT-instellingen te verbeteren en hierin de wensen vanuit die instellingen mee te nemen, neemt het RZCC een coördinerende rol op zich. Hiertoe wil het RZCC werkgroepen organiseren, waarbij gekeken wordt naar verschillende aspecten in de VVT-instellingen en de regionale overdrachten. Het is hierbij gewenst om het proces in kaart te brengen, de informatie die men wil uitwisselen en op welke wijze men deze wil uitwisselen. Hierbij wordt gekeken naar bestaande standaarden en de wensen in de regio. Per onderwerp wordt er een aparte sessie georganiseerd. Bij deze sessies sluiten de personen aan van de VVT-instellingen die het meest op het betreffende onderwerp georiënteerd zijn. Via deze aanpak wordt getracht het proces te verbeteren, waardoor de overdracht in de regio Zuidoost Brabant op de gewenste wijze wordt uitgewisseld.